Нотация BPMN 2.0 —
описание элементов, правила

Нотация BPMN - это набор графических элементов, которые нужны для описания процесса. Такие языки моделирования нужны, чтобы создать регламент, по которому будут работать все участники. Например, процесс холодного обзвона и скрипты продаж как раз можно расписать нотацией.

Главная цель метода - моделирование способа адаптации под новые условия и работа над эффективностью, конкурентоспособностью. Намного проще управлять процессом, видя его целиком и зная, как связаны всего его части.

История языка моделирования BPMN насчитывает почти 20 лет. Первая версия программы, BPMN 1.0, была выпущена в 2004 году компанией Business Process Management Initiative. По сравнению с последней версией языка, та версия была очень несовершенна. Компания BPMI выпустила “пробник”, чтобы посмотреть сработает ли он.

После доработок в начале 2008 года вышла версия BPMN 1.1, разработкой и поддержкой которой занималась уже другая компания - Object Management Group. Она появилась благодаря слиянию BPMI и еще одного разработчика.

Через год появилась версия BPMN 1.2, а еще через два - версия нотации BPMN 2.0. Эта версия и является текущей. По сравнению с первыми, она очень сильно изменилась: в ней появилось намного больше возможностей для моделирования, она стала более гибкой. Ею могут пользоваться все бизнес-специалисты, а не определенный круг лиц, как это было раньше.

BPMN - один из самых распространенных и часто используемых методов описания бизнес-процессов, которой одновременно стал доступен и понятен всем его пользователям. Теперь можно самостоятельно ограничить набор элементов и правил, которыми вы собираетесь пользоваться: это удобно, ведь тогда не нужно изучать язык этой нотации полностью.

Метод опирается на всевозможные объекты, которые могут понадобиться в составлении блок-схем, а именно на события, действия, данные, потоки, а также “пулы”, “шлюзы” и артефакты. Из этих базовых объектов можно построить любые бизнес-процессы, включая такие, в которых можно выбирать одно из нескольких решений и т. д. Все элементы постоянно дорабатываются и совершенствуются так, чтобы пользователям было проще с ними работать. Рассмотрим описание элементов нотации BPMN.

BPMN элемент “Событие”






Описывает событие, которое должно произойти в процессе. Событие может быть либо начальным (то есть с него все начинается), либо промежуточным (находится в середине), либо конечным (им все завершается).
Если бы пришлось описать звонок от клиента по телефону, то мы бы начали описывать это событием “входящий звонок от клиента”, а конечным же станет цель, которую вы преследуете в данном случае: например, оформление клиентом заказа.
“Событие” - это один из основных элементов и служит, чтобы описать то, что случится в зависимости от поставленной задачи.

Классифицируется следующим образом:
● Простое событие.
● Событие-сообщение. Показывает отправку или получение сообщения.
● Событие-таймер. Нужно для моделирования процессов, происходящих на регулярной основе. Таймер нужен и для моделирования временных промежутков.

Обычно начальное и конечное событие не бывают событиями-сообщениями. Событие обычно изображается кругом.

Элементы нотации “Пул” и “Дорожка”






Бизнес-процесс состоит из пулов, то есть совокупности операций, и их выполняющих лиц. Типичный пул - это действия по созданию товара. При это есть так называемые “дорожки”, из которых состоит пул. Обычно дорожки дополняют друг друга.

В определение пула вкладывают понятие области, однако, сами пулы не отражают конкретные процессы самих участников. Пулы работают более глобально, показывая взаимодействие элементов в целом.

Например, при создании товара отдельно создается упаковка для него и сам товар. Эти две дорожки идут параллельно и служат для выполнения одного и того же бизнес-процесса.

Пул, хоть он всегда и описывает что-то, не всегда изображается. Иногда на одной схеме бывает несколько пулов.

Пулы и дорожки еще называют оркестровкой. Часто “дорожка” используется для распределения внутренних ролей или зон ответственности. Выглядеть это может, как работа с обязанностями сотрудников в компании.

Пулы часто остаются невидимыми. “Дорожки” изображаются, как прямоугольники, в которые вписываются действия лица по выполнению задачи. Эти элементы могут располагаться как горизонтально, так и вертикально.

BPMN элемент “Шлюз”






Шлюзы нужны в том случае, если на порядок действий влияют какие-либо факторы. Там, где потоки должны разветвляться или наоборот слиться, используется “шлюз”.

Существует множество видов шлюзов, однако, основных выделяют два:
● Исключающий шлюз. Он используется тогда, когда нужно создать альтернативные, либо сходящиеся управленческие потоки.
● Параллельный шлюз. Он ставится там, где нужно создать параллельные пути или сходящиеся потоки. Важно учесть, что в этой части не должно быть оценки условий.
Двух видов шлюза хватает для описания событий любой сложности. Остальные виды, не вошедшие сюда, больше служат для компактности. Однако многие эксперты не считают это преимуществом.

Приведем пример со шлюзом. Рассмотрим “Общение с клиентом по телефону”.

Например, оператор звонит клиенту чтобы получить оценку качества обслуживания. Шлюз будет разветвлять итог звонка на два действия: фиксация удовлетворения, либо неудовлетворения клиента.

Шлюз обозначается ромбом, при обозначении параллельного шлюза в ромб вписывается плюс.

Вообще, шлюзы - это один из самых сложных этапов, ведь от того, насколько грамотно с ними работать, зависит эффективность всей схемы.

BPMN элемент “Действие”






Действия - это задачи, выполняемые в определённый промежуток времени, т. е. так называемая “единица работы”. Для того, чтобы их показать, обычно используют прямоугольники, в которые вносят суть задачи.

Они бывают разными по обозначению: пользовательскими, кейсами, ссылками. Действия бывают простыми, т. е. неделимыми на подзадачи и сложными, т. е. такими, которые можно разбить на более простые действия. Существует другая классификация этого элемента:

● Процесс. Большое действие, детализированное при его перенесении на схему.
● Задача. Небольшое не детализируемое действие.

Процессы классифицируются так:
● Подпроцесс. Используется для демонстрации неделимого процесса, являющийся частью более объемного процесса.
● Ссылка. Нужен для демонстрации ссылки на повторяющийся процесс.

Задачи бывают разными:
● Абстрактная задача. Нужна для демонстрации простого действия, не разбивающегося на поддействия.
● Пользовательская задача. Используется для демонстрации действий, выполняющихся человеком.
● Задача на выполнение сценария. Нужна для демонстрации части процесса, при достижении которого запускается скрипт.

Также действия делят на многократные и циклические. Первые выполняются несколько раз, вторые тоже выполняются несколько раз, но при определенных условиях.

Элементы нотации “Потоки”






Поток - это последовательность действий, событий, шлюзов, показывающая их порядок. Обычно она обозначается стрелкой. При необходимости поток можно именовать.

Существуют следующие виды потоков:
● Поток управления. Не зависит от условий и не имеет шлюзов. Обозначается простой непрерывной стрелкой.
● Условный поток. Нужен для того, чтобы показать, что процесс будет идти по потоку только в случае, если выполняется какое-то условие. Обозначается тоже простой непрерывной линией с ромбом вначале, если поток выходит из процесса. Ромб не нужно добавлять, если поток начинается от шлюза.
● Поток управления по умолчанию. Применяется для демонстрации, что процесс пойдет по определенному потоку, если не выполнить какое-то условие. Обозначается непрерывной стрелкой, перечеркнутой в начале.
● Поток сообщений. Используется для демонстрации отправки и получения сообщений из потока в поток. Обозначается пунктирной стрелкой.
● Поток-ассоциация. Используется для демонстрации связи между элементами, через которые проходит поток, и артефактами.

Иногда потоки делят на стандартные и условные, т. е. контролируемые и нет.

Элементы нотации “Артефакт”

Артефакты - это объекты, которые нельзя назвать действиями, которые с ними не связаны. Это может быть информация или бумаги, нужные для выполнения. Есть два вида артефактов:
● Группы объектов
● Текстовая аннотация

Группы объектов - это объединение нескольких объектов в один в целях экономии места, простоты восприятия информации. В группы объектов можно объединить данные о товаре, контакт поставщика и т. д. Группы обычно обозначают в виде прямоугольника, выполненного прерывистыми линиями и точками со скошенными углами.

Текстовые аннотации - это уточнения к схеме. Обычно они представлены комментариями, сокращениями. Изображаются в виде незакрытого прямоугольника, выполненного не сплошной линией, от которого к объекту ведет линия из точек. Артефакты не влияют на исполнение.

Преимущества и недостатки BPMN

BPMN-схемы рассчитаны на всех участников процесса и заинтересованных лиц, которым для каких-то целей нужно видеть полную картину происходящего. Схемы самых верхних уровней обычно для руководителей, а нижних - для персонала, вовлеченного в выполнение.

Приведем преимущества BPMN-схем:

● Единый стандартизованный язык. Он понятен всем участникам: они могут говорить даже на разных языках или выполнять разную работу. Пользоваться схемой могут одновременно бизнес-аналитик, менеджер, рабочий и консультант.
● Схема представляет собой последовательность действий, расписанную очень подробно. Это позволяет быстрее внедрить процесс, если он еще не внедрен, либо внести в него изменения.
● Блок-схемы удобнее для понимания, чем текст. Это упрощает обмен данными и положительно действует на эффективность командной работы.
● Данную нотацию поддерживает большинство инструментов, созданных для моделирования, поэтому импортировать схемы во внешние программы по типу BPM-схем несложно.

У BPMN есть особенности, которые нужно понимать, прежде чем приступать к работе с ней. Эта система достаточно сложна в освоении, т. к. имеет очень много терминов и обозначений (более 100 разных символов). Семантика системы достаточно сложна, если ее осваивать с нуля в полном объеме. Однако если использовать ограниченное число маркеров, то схемы могут быть легко читаемыми, понятными.

Также нюансом, на который нужно обратить внимание, считается то, что в BPMN предусмотрена нотация только для описания бизнес-процессов, но не организационной структуры или дерева целей. Это резко ограничивает область использования модели. В случае необходимости комплексного моделирования использовать эту модель не будет возможным.

Для работы с ней нужно знать бизнес-анализ, ведь BPMN - это не рисунки, а сложный и эффективный инструмент, с которым нужно уметь работать. В сообществе бизнес-аналитиков есть как ярые сторонники этой модели, так и те, кто относится к ней достаточно негативно, считая ее перегруженной.

Правила нотации

В нотации BPMN есть правила использования блоков задач, стрелок, шлюзов. Чтобы легко владеть этим методом их нужно знать на 100%. Однако существуют другие правила - методологические. Они облегчают работу со схемами.

Основное правило нотации гласит: меньше - лучше. В одной схеме теоретически можно разместить сколько угодно элементов. Однако у аналитиков на этот счет другие взгляды: элементов должно быть столько, чтобы схема не ушла на так называемый “второй этаж” или лист.

То есть все должно уместиться в одну линию пула. Если на дорожке слишком много элементов и они не умещаются, то необходимо какие-то из них объединить.

Упрощение касается всего, в том числе и шлюзов. Лучше пользоваться простыми шлюзами, чем пытаться внедрить сложные. Руководству не обязательно вникать во все тонкости, которые обычно несет сложный шлюз, а сотрудники итак знают их.

Сокращение касается событий: чем их меньше, тем лучше. В BPMN 2.0 используется 13 различных событий, но часто задействованы всего пять: простое, сообщение, таймер, ошибка, отмена. Остальные события скорее нужны для того, чтобы схему разобрал компьютер, а не человек.

Сферы применения

Главная цель BPMN - возможность моделирования так, чтобы схемы были понятны всем, кто имеет к ним доступ. Примеры нотации BPMN в организации бизнеса:

● повышение эффективности бизнеса;
● выполнение работы с помощью систем BPMS;
● контроль за выполнением;
● оптимизация деятельности компании.

Использование BPMN делает компанию более зрелой, т. е. такой, в которой процессы полностью регламентированы, определены, а в основе задач лежат потребности бизнеса. Автоматизация позволяет двигаться все к большей зрелости и эффективности менеджмента.

Более того, BPMN - это целый алгоритм, удобный для декомпозиции, описания происходящего на всех уровнях для наглядной демонстрации. Поэтому эта методология особенно подходит руководителям, которым нужно быстро оценить работу подразделений, отделов.

На самом деле, нотация BPMN может применяться в среднем, крупном бизнесе. Для малого предпринимательства система все же сложна и не совсем удобна.

Рассмотрим небольшой пример - реализацию товара. Это достаточно распространенная задача, стоящая перед каждой второй компанией, поэтому пример будет показательным. Результатом станет получение товара покупателем.

Это будет выглядеть так:
Покупатель передает информацию о заказе;
В системе CRM появляется заказ;
Если товар в наличии, то менеджер реализует его, если нет - заказывает.
Отдел закупа направляет запрос поставщикам на поставку товара.

Цепочка может быть намного длиннее, но для примера будем считать ее завершенным.

Блок-схемы применимы почти к любому бизнесу, реализующему какие-либо товары или услуги. Моделирование помогает с уровнями: объединять или разбивать задачи.